Briefing Notes : Catatan Penting di Balik Suksesnya Advokasi Kebijakan

Sementara itu, bagi pegawai pemerintah, memiliki kemampuan untuk menulis briefing notes yang baik berarti meningkatkan kemampuan berpikir sistematis, kritis dan kreatif. Selain itu, kemampuan menulis briefing tidak hanya meningkatkan kemampuan membaca, tetapi juga kemampuan dalam mengumpulkan informasi penting. Dengan mengasah keterampilan ini, maka Anda tidak hanya memperkuat posisi Anda di dalam pemerintahan, tetapi juga berkontribusi pada pengambilan keputusan yang lebih baik.

Jadi, apa itu briefing notes? Fornberg (2020) menjelaskan bahwa briefing notes adalah alat penting yang digunakan untuk menyampaikan informasi dan berkontribusi pada proses pengambilan keputusan di semua kementerian dan lembaga pemerintah. Dokumen ini dirancang untuk menjelaskan ide-ide, menganalisis isu, memberikan nasihat, serta membuat rekomendasi dan membantu pembuatan keputusan. Sebuah briefing notesidealnya tidak lebih dari dua halaman, cukup ringkas untuk dibaca dan cukup padat untuk memberikan informasi yang diperlukan.

Dalam praktiknya, School of Policy Study dari Queen’s University, Canada menjelaskan bahwa briefing notes sering digunakan dalam pemerintahan untuk berbagai tujuan. Pertama, pengambilan keputusan. Briefing note ini membantu penentu kebijakan untuk membuat keputusan tentang hal-hal spesifik yang memerlukan persetujuan, atau menentukan arah umum dan strategi penanganan suatu masalah. Jenis briefing notes ini juga dapat mencakup tinjauan ringkas tentang proposal kebijakan yang didukung oleh ringkasan kebijakan (policy brief). Contohnya, briefing note tentang "Persetujuan Obat Baru: Evaluasi Keamanan dan Efektivitas". Briefing notes ini ditujukan untuk membantu membuat keputusan yang berbasis bukti mengenai apakah produk obat baru tersebut memenuhi standar yang ditetapkan atau tidak.

Kedua, penyampaian informasi/update perkembangan. Briefing note ini digunakan untuk memberikan informasi terbaru tentang kejadian, isu atau kebijakan/program pemerintah yang sedang berlangsung. Misalnya, briefing notes tentang "Update Kasus Pangan Terpapar Zat Berbahaya: Situasi Terkini". Briefing notes ini dirancang untuk memberikan informasi terbaru mengenai kasus makanan yang terpapar zat berbahaya. Isinya bisa mencakup data dan perkembangan terkini mengenai kasus tersebut, serta langkah-langkah yang diambil.

Ketiga, respons terhadap permintaan. Briefing notes ini dapat digunakan untuk menanggapi permintaan informasi dari pemangku kepentingan internal atau eksternal terhadap suatu isu atau insiden oleh media. Sebagai contoh, briefing note tentang "Respons Terhadap Permintaan Media: Keamanan Produk Obat". Briefing note ini dibuat untuk merumuskan tanggapan resmi terhadap pertanyaan-pertanyaan dari media mengenai keamanan sebuah produk obat.

Keempat, persiapan rapat/pertemuan. Briefing notes ini dapat digunakan untuk mempersiapkan pengambil kebijakan sebelum menghadiri rapat atau pertemuan penting. Hal ini dapat membantu mereka memahami isu-isu utama dan poin-poin kunci yang perlu dibahas. Misalnya, briefing tote tentang "Strategi Pengawasan Terhadap Obat-Obatan Yang Mengandung Bahan Berbahaya". Briefing note ini disiapkan bagi pengambil kebijakan untuk menghadiri rapat yang dapat berisi tentang isu-isu yang akan dibahas, latar belakang, opsi dan rekomendasi terkait pengawasan obat-obatan yang mengandung bahan berbahaya. Harapannya dengan briefing notes ini, pengambil kebijakan dapat mengikuti rapat dengan memberikan kontribusi yang konstruktif.

Sesungguhnya, format briefing notes bisa mengambil beberapa bentuk tergantung dari tujuan briefing notes tersebut dibuat. Salah satu contoh format briefing note dengan tujuan untuk pengambilan keputusan adalah: Judul, Isu, Latar Belakang, Opsi, dan Rekomendasi. Format ini untuk memastikan bahwa informasi dapat tersampaikan secara terstruktur dan memudahkan pembaca untuk langsung memahami inti permasalahan dan solusi yang ditawarkan.