Briefing Notes : Catatan Penting di Balik Suksesnya Advokasi Kebijakan

Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana menulis briefing notes. Fornberg (2020) menyebutkan bahwa ada empat tahap menulis briefing notes. Pertama, merencanakan penulisan briefing notes. Dalam tahap ini, perlu dilakukan penentuan tujuan dilakukannya penulisan briefing notes, analisis konteks (serangkaian keadaan atau peristiwa pemicu atau kebijakan atau prioritas pemerintah yang mengarah pada penulisan briefing notes), menentukan isu utama, mengidentifikasi kebutuhan pengguna dari briefing notes, dan menentukan informasi apa yang perlu dimasukkan.

Kedua, melakukan riset dan menghasilkan informasi. Pada tahap ini, perlu dilakukan pengumpulan dokumen yang relevan (data, laporan, kebijakan dan program, artikel, hasil studi, dan berita) dari sumber yang tepercaya, konsultasi dengan sumber yang terpercaya dan memastikan bahwa informasi yang dikumpulkan akurat.

Ketiga, menulis draft briefing notes. Untuk ini, perlu dilakukan penentuan format briefing notes, dan menulis briefing note dengan pendekatan seperti : penggunaan bahasa yang lugas, ringkas, dan mudah dipahami; penggunaan poin-poin penting dan hindari jargon teknis yang rumit.

Keempat, melakukan reviu draft briefing notes. Dalam tahap ini, perlu dilakukan pemeriksaan terhadap tulisan briefing note yang telah dibuat yang mencakup : apakah tujuan penulisan briefing note sudah tercapai; meninjau teks yang ditulis seperti : penggunaan paragraf yang efektif, pilihan kata yang tepat, keringkasan dan kejelasan tulisan; dan memastikan bahwa briefing note telah lengkap ditulis. Selain itu, sangat penting untuk mendapatkan masukan dari rekan kerja atau atasan langsung seperti apakah briefing note tersebut mudah dipahami dan apakah ada informasi-informasi penting yang perlu ditambahkan atau dihilangkan sebelum Anda memberikan briefing note tersebut kepada penerima akhir.

Setelah Anda mengetahui cara menulis briefing notes, maka Anda perlu membangun kebiasaan untuk menulis briefing notes. Untuk membangun kebiasaan tersebut, maka Anda bisa memulainya dengan mengumpulkan data dan informasi yang relevan dan membaca berbagai buku, artikel, dan laporan yang terkait. Selain itu, mengadakan konsultasi dengan berbagai pemangku kepentingan dan mencatat poin-poin penting konsultasinya merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Dan yang paling penting adalah terus berlatih menulis briefing notes secara teratur. Semakin sering Anda melakukannya, semakin baik Anda dalam menyusun informasi dengan cara yang efektif.

Sebagai penutup, penting untuk ditekankan bahwa pemahaman dan penerapan penulisan briefing notes dalam manajemen pemerintahan dapat membawa keuntungan besar bagi pegawai pemerintah dan para pembuat kebijakan. Dengan memiliki kemampuan ini, maka Anda dapat mengoptimalkan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintahan karena ada dokumen tertulisnya. Selain itu, Anda dapat juga meningkatkan kemampuan berpikir sistematis, kritis dan kreatif; kemampuan mengumpulkan informasi baik yang ada pada dokumen maupun orang dan kemampuan membaca dan menulis.

Jika Anda memilih untuk tidak mempelajari dan menerapkan kemampuan ini, maka Anda akan tertinggal dalam pengambilan keputusan yang responsif. Sebaliknya, jika Anda bersedia untuk belajar dan berlatih, maka keuntungan yang didapat dari efektivitas dalam menyampaikan ide serta keberhasilan dalam advokasi kebijakan yang tepat adalah nilai tambah yang luar biasa. Mari tingkatkan kemampuan Anda dalam menyusun briefing notes dan bawa perubahan positif bagi kebijakan publik ke depan!