Pengelolaan Arsip Harus Berbasis Teknologi Informasi

KUPANG - Arsip harus dapat menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran bagi masyarakat, bangsa, dan negara. Oleh karena itu setiap lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perusahaan dan juga perseorangan perlu mempertanggungjawabkan penyelenggaraan, penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip yang tercipta dari segala kegiatan.

Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB) Rini Widyantini mengatakan, pelaporan arsip harus diwujudkan dalam bentuk sistem rekaman kegiatan yang faktual, utuh, sistematis, otentik, terpercaya, dan dapat digunakan (useable).

"Hal tersebut akan memudahkan siapapun untuk mengakses dan melacak informasi yang diperlukan, serta memastikan bahwa setiap aparatur sipil negara dapat secara akuntabel mempertanggungjawabkan apa yang telah dikerjakan," katanya saat membuka Rapat Koordinasi Kearsipan Tingkat Nasional tentang Implementasi Sistem Kearsipan Dinamis Berbasis TIK di Kupang, Nusa Tenggara Timur, Selasa (15/5/2018).

Menurutnya, untuk mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang menyeluruh dan terpadu, lembaga kearsipan nasional harus didukung sumber daya kearsipan yang mumpuni. ANRI juga perlu membangun suatu sistem kearsipan nasional yang meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.

"Sistem kearsipan nasional berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya serta mampu mengidentifikasikan keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi kearsipan," ungkapnya.

Namun, pengelolaan arsip dinamis dan statis bukan saja merupakan tanggung jawab ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional. Pengelolaan arsip merupakan tanggung jawab setiap lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi masyarakat, perusahaan, dan perseorangan. Untuk mendukung terselenggaranya pengelolaan kearsipan yang baik, Kemenpan RB telah melakukan beberapa upaya.

Pertama, mendorong seluruh instansi pemerintah untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas arsiparis di masing-masing unit kerjanya. Kedua, pemerintah menyusun Rancangan Instruksi Presiden tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip, agar setiap instansi pemerintah dapat segera melaksanakan penyelenggaraan arsip yang baik, sesuai dengan amanat UU No 43/2009 tentang Kearsipan.

Rini juga mengharapkan, setiap instansi pemerintah memiliki unit kearsipan yang didukung oleh arsiparis yang kompeten serta sarana dan prasarana kearsipan yang baik, terutama sarana penyimpanan arsip. Harus mulai melaksanakan penyimpanan hasil pekerjaan sebagai lembaga pemerintahan dengan baik.

“Kebesaran suatu bangsa tergantung pada bagaimana kita menata arsip. Tidak ada cara lain, kita harus menjaga dan menyelamatkan arsip melalui pemanfaatan teknologi informasi yang salah satunya adalah dengan penerapan sistem informasi kearsipan dinamis sebagai awal bagi elektronisasi pengelolaan kearsipan (filling)," imbuhnya.