Kesulitan Waktu (?)

DI tengah era digital, manajer dan eksekutif dihadapkan dengan berbagai mekanisme koordinasi yang baru. Surat elektronik, pesan instan, hingga rapat virtual memenuhi jadwal mereka. Era baru ini membuat mereka menghadapi kesulitan baru, kesulitan waktu.

Berbagai mekanisme koordinasi yang baru tersebut membuat intensitas dalam berkomunikasi meningkat secara signifikan di dalam organisasi. Eksekutif mulai kesulitan mengatur waktu. Saat ingin mulai fokus memikirkan suatu permasalahan, rentetan surat elektronik, pesan instan, dan undangan rapat elektronik menyerbu dan mengaburkan fokus para eksekutif dalam memerhatikan masalah-masalah krusial.

Sebuah studi yang dilakukan oleh Chris Brahm mencoba melihat bagaimana para eksekutif dan manajer perusahaan mengalokasikan waktunya untuk berkomunikasi secara internal di dalam organisasi.

Pada tahun 1990-an, komunikasi yang dilakukan oleh eksekutif perusahaan meningkat dua kali lipat dari dekade sebelumnya, menjadi sebesar 9.000 kali komunikasi (melalui berbagai media) dalam satu tahun. Hal ini terutama didorong oleh adopsi awal surat elektronik.

Dekade berikutnya, 2000-an, angka tersebut meningkat lebih signifikan. Komunikasi meningkat hampir tiga kali lipat hingga 25.000 kali komunikasi per tahun dengan diadopsinya surat elektronik secara luas. Pada dekade 2010-an, Angka tersebut masih meningkat.

Dengan adopsi rapat-rapat virtual seperti Skype dan conference call , mekanisme koordinasi dan komunikasi meningkat menjadi 30.000 komunikasi per tahun. Dengan asumsi ada 240 hari kerja dalam satu tahun, angka tersebut menunjukkan bahwa seorang manajer atau pun eksekutif perusahaan ”diserang” oleh 125 pesan dalam satu harinya! Bayangkan, dalam satu hari Anda mendapati perangkat pintar saudara dipenuhi oleh notifikasi sebanyak 125 pesan. Dengan delapan jam kerja dalam satu hari, Anda harus merespons notifikasi setiap empat menit!

Kesulitan Baru: Waktu
Dengan serbuan komunikasi di era digital ini, manajer dan eksekutif perusahaan menemukan dirinya tenggelam dalam koordinasi dan komunikasi yang sering kali tidak menciptakan produktivitas dan kinerja yang baik. Pemimpin perusahaan sering kali menghabiskan waktunya hanya untuk merespons berbagai pesan yang masuk ke dalam perangkat pintarnya. Hal tersebut membuat mereka teralih sepenuhnya dari fokus utama untuk mengambil keputusan yang krusial.

Adopsi rapat virtual membuat para pemimpin perlu mengalokasikan waktu lebih banyak untuk berkoordinasi dalam rapat. Adanya conference call dan Skype meningkatkan interaksi secara virtual. Namun di tengah meningkatnya alokasi waktu untuk berkoordinasi, Chris Brahm menemukan dua poin negatif dari kenyataan baru ini. Pertama , koordinasi tidak mengarah pada pengambilan keputusan tertentu. Dalam studi tersebut ditemukan bahwa koordinasi dan komunikasi hanya bersifat membagi informasi tertentu pada orang yang tidak relevan.

Studi tersebut menunjukkan bahwa isi pesan dari koordinasi tersebut hanya untuk membagi informasi, bukan untuk mengumpulkan masukan atas alternatif dalam menyelesaikan masalah tertentu. Kedua , perilaku rapat yang disfungsional meningkat. Sering dalam kejadian sehari-hari kita melihat bahwa dalam rapat seseorang terpaksa harus membalas pesan maupun mengangkat telepon dari pihak lain.

Selain itu, sering kali seorang manajer maupun eksekutif perusahaan menyetujui untuk datang dalam dua rapat di waktu sama. Sayangnya, mereka hanya akan mendatangi satu rapat saja. Hal-hal di atas membuat kinerja kolektif tim maupun individu menurun dan menciptakan efektivitas yang rendah di dalam sebuah perusahaan maupun organisasi.

Praktik Mengelola Waktu
Dengan kenyataan baru ini, kesulitan waktu tidak cukup hanya direspons oleh seorang individu saja. Apabila seorang individu mulai menerapi dirinya dengan manajemen waktu, semuanya menjadi sia-sia saat individu lain di dalam organisasi belum dapat menyesuaikan. Pengelolaan waktu perlu menjadi fokus organisasi. Perusahaan perlu memperhatikan bahwa waktu, sama seperti uang, adalah sumber daya yang langka. Perlu ada usaha kolektif dalam mengelolanya.

Organisasi perlu mengusahakan agar para manajer dan eksekutifnya memiliki ruang untuk memikirkan dan mengambil keputusan penting secara efektif, melalui waktu rapat dan koordinasi yang efisien dan produktif.

Terdapat beberapa praktik yang dapat digunakan oleh organisasi dalam mengelola waktu organisasi. Pertama , seleksi agenda rapat. Pemimpin perusahaan dan perangkat yang mendukungnya perlu secara konsisten menyusun agenda rapat yang jelas. Langkah berikutnya adalah mulai memilah dan menyeleksi rapat-rapat yang memiliki tingkat urgensi paling tinggi untuk audiens yang tepat.

Kedua , mekanisme evaluasi atas inisiatif program baru. Sering kali organisasi menghabiskan waktu terlalu banyak dalam mendiskusikan inisiatif program baru yang timbul di tengah tahun berjalan dan belum jelas eksekusinya. Ketiga , standardisasi pengambilan keputusan. Permasalahan manajemen rutin maupun permasalahan operasional yang sering timbul dapat ditentukan standar pengambilan keputusannya. Keempat , disiplin organisasi atas waktu.

Ada tiga hal yang dapat dibentuk dalam disiplin organisasi ini: agenda dengan sasaran yang jelas, waktu mulai tepat waktu, dan selesaikan rapat lebih cepat (terutama jika rapat terasa tidak mengarah pada pengambilan keputusan yang produktif). Di tengah kenyataan baru ini, organisasi perlu memperhatikan bahwa manajer dan pemimpinnya menghadapi kesulitan untuk mengatur waktu. Diperlukan usaha yang mencakup seluruh organisasi agar organisasi tidak menjadi disfungsional karena komunikasi dan koordinasinya.

ALBERTO HANANI
Founder dan Managing Partner BEDA & Company