Indonesia Jadi Tuan Rumah SARBICA 2021, Tekankan Pentingnya Arsip Penanganan Covid-19

JAKARTA - Indonesia menjadi tuan rumah penyelenggaraan Southeast Asia Regional Branch of International Council on Archives (SARBICA) International Seminar 22nd General Conference dan 23rd Executive Board Meeting 'Safeguarding the Archives: Memory, Pandemic, and Technology'. Kegiatan yang berlangsung tiga hari (23-25/11/2021) dibuka Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Rini Widyantini bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Imam Gunarto.

Menurut Rini, tema seminar dan pertemuan rutin tahunan Lembaga Kearsipan se-Asia Tenggara yang tergabung dalam SARBICA ini sangat berkorelasi dengan kondisi yang tengah dihadapi seluruh masyarakat di berbagai belahan dunia. "Ketiadaan pengetahuan yang memadai dalam menghadapi pandemi Covid-19 telah mendorong pemerintah untuk melakukan inovasi dan terobosan, terutama dalam penyusunan kebijakan dan pemberian pelayanan kepada masyarakat," katanya.

Seluruh upaya pemerintah dalam melakukan penanganan pandemi Covid-19, terekam dalam berbagai kebijakan dan kegiatan yang dihasilkan kementerian/lembaga. Rekaman kebijakan dan kegiatan tersebut, sudah seharusnya dikelola dengan cara yang penuh inovasi dan dengan basis teknologi informasi.

Baca juga: Dinas Perpustakaan Parepare Gelar Bimtek Kearsipan Berbasis Aplikasi

"Ini pun menjadi bagian dari akuntabilitas kinerja pemerintah selama masa pandemi Covid-19, juga sebagai media pembelajaran dan sumber pengetahuan bagi generasi yang akan datang," katanya.

Pada kesempatan yang sama, President of International Council on Archives, David Frickers, menerangkan, pertemuan ini akan membahas tentang bagaimana kita membangun dan mengelola inovasi baru, khususnya dengan adanya kondisi pandemi Covid-19.

"Semua sektor terpengaruh karena adanya kondisi ini, tidak terkecuali di bidang administrasi publik dan dunia kearsipan, sehingga menghasilkan berbagai perubahan termasuk di bidang transparansi publik," katanya.

Manajemen kearsipan harus siap dan sangat perlu dapat mengikuti perubahan yang terjadi. Konsekuensinya, administrasi publik perlu juga diperkenalkan dengan teknologi baru agar lebih terjamin dan mampu mempersiapkan generasi mendatang dalam menghadapi kasus serupa.

"Karena itu, marilah kita jadikan ajang ini sebagai awal untuk pengelolaan arsip yang lebih transparan dan relevan dengan kolaborasi antarlembaga dan negara yang lebih baik," kata David.

Baca juga: Audit Arsip Wujud dari Tata Kelola Pemerintah Transparan dan Akuntable

Sementara itu, Imam Gunarto menyampaikan penunjukkan Indonesia sebagai tuan rumah penyelenggaraan konferensi internasional ini didasarkan atas hasil General Conference SARBICA pada 24 Oktober 2018 di Putrajaya, Malaysia. "Tema yang menjadi perhatian pada pertemuan ini yaitu 'Safeguarding the Archives: Memory, Pandemic, and Technology'. Tema tersebut memiliki filosofi dan makna yang sesuai dengan semangat penyelenggaraan kearsipan pada saat ini.

Dikatakan, dalam konteks saat kontemporer kini dapat dilihat dari 3 perspektif yaitu berkaitan dengan peningkatan peran arsip sebagai warisan dokumenter dunia, respons terhadap pandemi, dan pemanfaatan teknologi. "Kegiatan ini menjadi salah satu strategi ANRI untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan nasional," katanya.

Adanya kegiatan ini juga semakin menguatkan peran Indonesia dalam dunia kearsipan internasional, khususnya melalui forum SARBICA, sekaligus meningkatkan peran arsip sebagai bagian penting dalam diplomasi kebudayaan.

Galeri Nasional Penanganan Covid-19
Dalam menghadapi pandemi Covid-19 di Indonesia, Kementerian PANRB bersama-sama dengan ANRI berinisatif melakukan pelindungan dan penyelamatan arsip yang dihasilkan dari segala kegiatan dalam penanganan Covid-19. Hal itu diperkuat dengan adanya Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan COVID-19 dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.

Nantinya dibangun Galeri Nasional Penanganan Covid-19 di Bandung, Jawa Barat. Mengapa Bandung? Selain karena dekat dari Jakarta, Bandung juga sudah menyerahkan arsip penanganan Covid-19 secara lengkap.

"Kapan akan segera terealisasi, belum bisa dipastikan mengingat pandemi Covid-19 belum berakhir. Yang jelas, grand desain galeri nasional tersebut diserahkan sepenuhnya kepada Gubernur Jawa Barat, Ridwan Kamil," katanya.

Dengan adanya Galeri ini, diharapkan melalui arsip-arsip penanganan Covid-19, Indonesia di masa depan bisa belajar bagaimana menangani suatu wabah dan bagaimana wabah tersebut bisa dicegah.

Direktur Sosial Budaya dan Organisasi Internasional Negara Berkembang Kementerian Luar Negeri, Penny Dewi Herasati mengatakan, ANRI berperan penting dalam mengelola arsip, khususnya tentang pandemi Covid-19. Informasi tentang pandemi yang dikumpulkan melalui arsip akan membuka pembicaraan baru yang penting, sehingga setiap negara dapat berkontribusi dalam upaya pengendaliannya.

"Ke depan, arsip akan menjadi memori kolektif dunia yang bisa dijadikan pembelajaran bagi generasi mendatang," katanya.

Kontribusi seluruh negara dalam menghadapi pandemi pun bisa dibagikan sebagai arsip bersama, seperti halnya arsip tsunami yang dibagikan oleh beberapa negara termasuk Indonesia. Karena itu, kata Penny, melalui kegiatan ini kita bisa mengumpulkan dukungan dari berbagai pihak untuk meningkatkan pengelolaan arsip yang lebih baik.

Selain seminar internasional, ANRI mewakili Indonesia juga menjadi tuan rumah penyelenggaraan 23 rd Executive Board Meeting dan 22nd General Conference SARBICA. Executive board meeting merupakan pertemuan tahunan pimpinan lembaga kearsipan nasional di wilayah Asia Tenggara yang membahas perkembangan kearsipan di wilayah regional, sekaligus program-program kearsipan yang diselenggarakan oleh SARBICA, termasuk keanggotaan.

Adapun pada general conference kali ini fokus pada pemilihan anggota Dewan Eksekutif yang dengan rekomendasi Dewan akan menunjuk atau memilih Chairman (Ketua) dan (Vice Chairman) Wakil Ketua SARBICA periode 2021–2023.

Seminar internasional yang diikuti peserta dari dalam dan luar negeri, pada hari pertama membahas materi 'Memory and World Documentary Heritage'. Pada seminar ini menekankan pembahasan hubungan antara arsip, warisan dokumenter, dan kebudayaan yang menjadi hal fundamental untuk dipahami dalam penominasian arsip pada program Memory of the World (MoW) UNESCO.

Pada sesi ini juga mengulas bahwa Asia Tenggara pun memiliki arsip yang berpotensi untuk diajukan dalam program MoW UNESCO melalui joint nomination.

Hari kedua, seminar mengenai 'Archives and Pandemic Response' yang fokus membahas peran lembaga kearsipan dan pencipta arsip untuk terlibat aktif dalam pelestarian arsip pandemi Covid-19 yang menjadi sumber pengetahuan bagi generasi mendatang, khususnya dalam menghadapi dan mengatasi situasi pandemi Covid-19.

Selanjutnya, di hari ketiga, seminar "Digital Transformation for Records and Archives Management". Seminar fokus membahas transformasi digital di bidang kearsipan yang dilakukan melalui berbagai metode. Di antaranya, pemanfaatan kecerdasan buatan atau Artificial Intelligence dan perangkat lunak sumber terbuka (open source).