Pengelolaan Arsip Jadi Indikator Kesuksesan Reformasi Birokrasi

JAKARTA - Pengelolaan arsip secara tertib dan terpadu dengan memanfaatkan teknologi melalui penerapan e-government dinilai salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi untuk membangun pemerintahan modern.

"Tata kelola kearsipan berbasis elektronik menjadi salah satu indikator penilaian keberhasilan pelaksanaan program SAKIP dan reformasi birokrasi," ujar Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi (PANRB) Syafruddin dalam keterangan tertulisnya, Kamis (25/4/2019).

Penerapan teknologi dalam sistem kearsipan akan menghadirkan data arsip yang terintegrasi, dinamis, melindungi kepentingan negara dengan menyajikan berbagai solusi untuk peningkatan kualitas kebijakan publik di segala bidang secara cepat, simultan dan terarah. Untuk itu pengelolaan arsip yang terintegrasi dalam e-office merupakan bagian penting dalam PERPRES Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

"Maka penerapan e-goverment di bidang kearsipan bukan lagi sebuah pilihan, tetapi sebuah kewajiban dan kebutuhan," tutur Syafruddin.

Fungsi arsip saat ini bukan hanya sebagai catatan historis, bukan pula hanya menjalankan fungsi dukungan kesekretariatan suatu organisasi pemerintahan. Tetapi merupakan unsur utama dalam upaya membangun pemerintahan modern.

Pembangunan sistem teknologi kearsipan akan menjamin ketersediaan akses data dan informasi yang dapat dimanfaatkan oleh setiap aparatur negara di masa mendatang untuk mendukung fungsi dan kinerja setiap kementerian dan lembaga.

Sistem kearsipan yang dibangun dari hasil riset dan penelitian akan berguna untuk menetapkan rencana program pembangunan bidang ekonomi, sosial, politik dan berbagai bidang lainnya.
"Walaupun nanti terjadi perubahan, tetapi sistem kearsipan elektronik tetap akan dapat digunakan untuk menyangga proses pemerintahan di masa depan," ungkap mantan Wakapolri ini.

Menteri Syafruddin mengatakan, saat ini negara di dunia berlomba untuk mengintegrasikan sistem pemerintahannya dengan teknologi untuk mendukung pemerintahan dan perekonomian.

Penerapan sistem elektronik dalam pemerintahan membuat semua keputusan terkait kebijakan publik yang tepat sasaran. Keputusan tersebut akan dianalisa secara komprehensif dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat.

Efek kepuasan dan kebahagiaan masyarakat meningkat dan kepercayaan diri pemerintah menguat dalam menjalankan pembangunan. "Indonesia tidak boleh tertinggal, seluruh negara maju bukan lagi berpikir membangun e-government tetapi menciptakan smart city yang makin mengadaptasi modernisasi guna menopang kebijakan publik strategis untuk kemajuan bangsa," ucap Syafruddin.

Mengenai penerapan pelayanan publik berbasis teknologi, Indonesia melalui Kementerian PANRB mendapat undangan untuk hadir dalam Forum Pelayanan Publik yang diadakan oleh PBB di Azerbaijan bulan Juni mendatang.

"Saya ingin promosikan kepada dunia bahwa SAKIP (Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi) Pemerintah Indonesia sudah menjadi produk andalan tata kelola pemerintahan yang baru di mata internasional. SAKIP bisa dikembangkan dan diterapkan di setiap negara yang memiliki karakter sama dengan Indonesia," tutur Syafruddin.

Sehingga penerapan SPBE di seluruh kementerian, lembaga dan pemerintahan sudah merupakan keharusan dan tidak dapat ditunda lagi. Penerapan SPBE akan menciptakan efisiensi dan efektifitas dalam kerja pemerintahan. Dengan demikian anggaran pembangunan yang ada dapat difokuskan pada kegiatan strategis yang sejalan dengan prioritas arah pengembangan kualitas SDM Indonesia.

Syafruddin memberikan apresiasinya terkait penyelenggaraan Rakornas Arsip sebagai momentum bersama untuk melakukan pembenahan agar pengelolaan arsip lebih baik, sistematis dan dinamis. Untuk itu terdapat beberapa pembenahan yang harus dilakukan diantaranya pengembangan jabatan fungsional arsiparis harus menghadirkan standar ketersediaan arsip dan informasi kearsipan yang adaptif sebagai tulang punggung reformasi birokrasi.

Dalam hal teknologi perlu juga dilakukan pengembangan EFS (Electronik Filing Sistem) sebagai sistem penyimpanan arsip berbasis komputer yang efisien, efektif, praktis, dan mudah. Fungsi riset harus membangun tiga fungsi digitalisasi infrastruktur sistem arsip yang utama yaitu saluran masuk, penyimpanan dan penyebaran data.

Syafruddin optimistis dengan pengelolaan arsip yang terpadu akan mendukung pemerintahan yang efektif dan efisien serta akan menciptakan pelayanan publik secara tepat, cepat, dan aman. Melalui sistem kearsipan elektronik akan menghasilkan berbagai kebijakan strategis reformasi birokrasi untuk kemajuan bangsa dan negara.