Penyelenggaraan Kearsipan di Indonesia Memprihatinkan

JAKARTA - Melalui anggaran dekonsentrasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah melaksanakan pengawasan kearsipan terhadap 508 dari 514 Kabupaten/Kota. Enam kabupaten/kota yang tidak dilakukan pengawasan adalah lima di DKI Jakarta dan satu di Kabupaten Puncak Jaya, Papua karena masih ada beberapa kendala.

Hasilnya dipersentasekan, 0% yang memperoleh predikat sangat baik. Sedangkan 1% memperoleh predikat baik, 2% memperoleh predikat cukup. Kemudian 4% memperoleh predikat kurang. Sedangkan sebagian besar sebanyak 93% masih dalam kondisi buruk.

Salah satu penyebab buruknya penyelenggaraan kearsipan di pemerintahan daerah adalah seringnya pergantian pejabat struktural di bidang kearsipan. Selain itu, perhatian pemerintah daerah terhadap pengelolaan arsip sangat kurang.

Hal ini berimbas pada penempatan sumber daya manusia (SDM), pendanaan, sarana prasarana kearsipan, dan pembuatan kebijakan pendukung penyelenggaraan kearsipan di daerah. Hal ini diketahui melalui audit kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah provinsi terhadap penyelenggaraan kearsipan di kabupaten/kota pada tahun ini.

“Kondisi tersebut menegaskan bahwa bidang kearsipan masih menghadapi berbagai tantangan dan kendala, sehingga hal ini harus menjadi perhatian kita bersama agar penyelenggaraan kearsipan dapat terus meningkat dari waktu ke waktu,” kata Kepala ANRI Mustari Irawan.

Sementara itu Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reforamsi Birokrasi Asman Abnur menegaskan akan ada sanksi bagi lembaga kearsipan ataupun instansi pemerintah yang memiliki kinerja buruk di bidang kearsipan. Buruknya kearsipan berdampak pada tunjangan kinerja dan pengadaan formasi pegawai.

“Bagi yang hasil evaluasi kearsipannya tidak baik, saya akan memberi sanksi tidak akan menambah formasi pegawai negerinya dulu. Habis itu saya runding lagi sama Bu Menteri Keuangan. Kalau perlu daerah atau lembaga atau kementerian, provinsi, baik itu kabupaten/kota khususnya daerah, kalau pengelolaan arsipnya tidak benar, jangan ditambah tunjangan daerahnya,” ujarnya saat Rakornas Evaluasi Pengawasan Kearsipan di Bali, Kamis 9 November 2017.

ANRI terus memonitoring hasil pengawasan kearsipan yang sudah dilakukan baik di tingkat pusat maupun daerah. ANRI akan memantau hasil temuan tim pengawasan kearsipan apakah sudah ditindaklanjuti oleh setiap lembaga kearsipan di daerah.

Pengawasan kearsipan adalah proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pelaksanaan pengawasan kearsipan yang dilakukan ANRI melalui tahapan-tahapan yakni perencanaan program pengawasan kearsipan, audit kearsipan, penilaian hasil pengawasan kearsipan dan monitoring hasil pengawasan kearsipan.

Adapun aspek-aspek pengawasan kearsipan di pemerintahan daerah meliputi aspek kebijakan, program kearsipan, pengelolaan arsip, kelembagaan, Sumber Daya Manusia (SDM), dan sarana-prasarana kearsipan.

"ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional agar mengerahkan segala upaya dalam melakukan pengawasan kearsipan kepada instansi pemerintah baik pusat maupun daerah,” kata Asman.

Asman menambahkan ANRI harus memastikan bahwa kebijakan kearsipan selalu mutakhir, mengikuti perkembangan zaman dan teknologi. Selain itu, ANRI juga harus memastikan bahwa setiap instansi pemerintah dapat secara mandiri melakukan pengelolaan arsipnya. Setiap instansi pemerintah harus memiliki unit kearsipan yang didukung oleh arsiparis yang kompeten serta sarana dan prasarana kearsipan yang baik, terutama sarana penyimpanan arsip.