Kemensos Musnahkan 15.144 Arsip Dalam 700 Kotak

JAKARTA - Kementerian Sosial RI melakukan pemusnahan 15.144 arsip. Arsip yang dimusnahkan adalah arsip dari unit Inspektorat Jenderal kurun waktu tahun 1976–2012, sebanyak 8.378 berkas yang dikemas dalam 680 kotak. Kemudian arsip dari unit Direktorat Jenderal Rehabilitasi Sosial sebanyak 6.766 berkas dari tahun 2003-2011 yang dikemas dalam 720 kotak.

Pengelolaan arsip merupakan bagian dari indikator reformasi birokrasi yang terus diperkuat Kemensos, yang dibuktikan dengaan predikat A dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

“Kemensos sudah dua kali melakukan pemusnahan arsip. Kali ini yang dimusnahkan total sebanyak 15.144 adalah arsip yang berada dalam 700 kotak. Arsip yang dimusnahkan dari Inspektorat Jenderal dan dari Ditjen Rehabilitasi Sosial,” kata Kepala Biro Umum Kemensos Adi Wahyono, dalam sambutannya pada acara Pelaksanaan Pemusnahan Arsip di Lingkungan Kementerian Sosial, di Jakarta, Jumat (27/12/2019).

Menurut Adi Wahyono, pemusnahan arsip dilakukan untuk mengurangi volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. “Selain itu juga sebagai efisiensi Pengelolaan Arsip Dinamis sehingga memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan serta memberikan tempat bagi arsip yang baru,” katanya.

Dalam sambutannya Adi menekankan bahwa, pengelolaan arsip termasuk di dalamnya pemusnahan arsip, merupakan bagian dari agenda penting dalam reformasi birokrasi. Dalam pengelolaan arsip, performa Kemensos terus membaik.

“Alhamdulillah nilai kita terus meningkat. Tahun 2018, nilai pengawasan kearsipan Kementerian Sosial mencapai skor 76,20 (‘Baik’) oleh ANRI. Tahun ini, nilai pengawasan kearsipan Kemensos meningkat menjadi 89,22 (‘Memuaskan’),” kata Adi.

Tata kelola arsip, menurut Adi, tantangan saat ini adalah bagaimana pengelolaan arsip bisa menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi dan bisa menjawab tututan luas masyarakat yang kini sudah banyak dididukung oleh perangkat digital. Ke depan, pengelolaan arsip harus mencirikan suatu pengeloaan pemerintahan yang modern yang berbasis digital pula.

“Jadi dimana pun pejabat berada bisa membaca, mendisposisi dan memberikan feedback kepada rekan kerja. Dengan demikian tugas pemerintahan bisa semakin mudah dan efektif dikelola,” kata Adi.

Kementerian Sosial mendorong pembangunan sistem kearsipan berbasis digital, sebagai bagian dari upaya menciptakan tata kelola pemerintah yang lebih modern. Dengan pengelolaan arsip berbasis digital. "Diharapkan para pejabat akan lebih tepat dalam mengambil keputusan. Ini juga akan memudahkan pimpinan mencapai visi dan misi kelembaga,” kata Adi.

Penerapaan sistem kearsipan berbasis digital sejalan dengan Peraturan Presiden Nomor 95 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Regulasi ini merupakan platform kebijakan bagi setiap Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dalam penyelenggaraan SPBE, dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mewujudkan keterpaduan penyelenggaraan SPBE secara nasional.

Salah satu bagian penting di dalam Perpres SPBE adalah percepatan implementasi SPBE di bidang kearsipan, yaitu penerapan kearsipan berbasis elektronik yang terintegrasi antar Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. “Dalam hal ini pengembangan kearsipan berbasis elektronik dapat difokuskan pada penerapan sistem korespondensi berbasis elektronik atau disebut e-office ,” kata Adi.

Kemensos terus meningkatkan kinerja pengelolaan kearsipan dengan berbagai upaya. Di antaranya dengan mengembangkan riset dan pengembangan kapasitas SDM yang didukung oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial dan juga dengan ANRI. “Sudah dua angkatan yang didik. Ke depan akan disusun indikator-indikator kinerja dan diharapkan semakin meningkatkan kinerja birokrasi,” katanya.

Dalam kesempatan sama, Direktur Akuisisi ANRI Bambang Surowo menyatakan, pemusnahan arsip sejalan dengan Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam kaitan acara hari ini ANRI menerima surat permohonan pemusnahan arsip dari Kemensos. Yakni arsip dari Inspektorat Jenderal kurun waktu tahun 1976 – 2012, sebanyak 8.378 berkas atau 680 kotak. Kemudian arsip dari unit Direktorat Jenderal Rehabilitasi Sosial sebanyak 6.766 berkas dari tahun 2003-2011 yang dikemas dalam 720 kotak.

“Kami melakukan assessment terhadap arsip tersebut. Dan arsip yang dimusnahkan pada hari ini pada dasarnya merupakan arsip yang sudah mendapat persetujuan Kepala ANRI,” katanya.

Menurut Bambang Surowo, tujuan pemusnahan arsip bukan sekadar untuk mengurangi volume arsip, namun juga yang tak kalah penting adalah untuk menyelamatkan arsip yang masih berguna. “Jadi jangan sampai arsip yang masih berguna ikutan musnah,” katanya.

Hadir dalam kesempatan ini Kepala Biro Keuangan Mira Riyati Kurniasih, Direktur Rehabiltasi Sosial Lanjut Usia Andi Hanindito, Kepala Biro Hukum Sanusi, Sekretaris Ditjen Linjamsos Noviantari, Sekretaris Ditjen Dayasos Arif Nahari, dan Sekretaris Itjen Toto Restuanto.